מהו ארגון?

לרוב האנשים יש כל-כך הרבה מושגים שנקשרים למילה "ארגון", שהם חושבים על ארגון כעל זהות או being, לא כעל פעילות דינמית.

בוא נראה מהו באמת ארגון.

בוא ניקח ערימה של חרוזים אדומים, לבנים וכחולים. בוא נארגן אותם.

כעת הבה נשרטט את לוח ההתארגנות. בקצרה, לוח התארגנות מראה את הפונקציות, התפקידים, נתיבי התקשורת, סדר הפעולות ובעלי הסמכות של ארגון.

הבה נפיל את כל החרוזים על אחראי, כשכולם מעורבבים בבלבול.

ברור שהאחראי חייב לנתב אותם על מנת לפלס את דרכו החוצה. אם כן, אנחנו מקבלים:

כך אנחנו מגלים את רוב הדברים שאחראי עושה. הוא מנתב. הוא מפריד לסוגים או לקטגוריות של עצמים או של פעולות.

עד כה, זה ארגון חסר תנועה.

אנחנו צריכים שיהיו לנו מוצרים. מוצר פירושו דבר שהושלם שיש לו ערך בר-חליפין בתוך הפעילות או מחוצה לה. דבר זה יכול להיות שירות או חפץ שניתן בידיו של מישהו מחוץ לארגון או של חבר אחר בארגון.

בוא נאמר שהמוצרים שלו הם חרוזים מחוררים, חרוזים מושחלים, חרוזים ארוזים.

אנחנו נקבל:

או שנקבל:

או שנקבל:

אין זה חשוב במיוחד באיזו מתכונת של לוח התארגנות אנחנו משתמשים, כל עוד הוא מטפל בכמויות החרוזים.

אם יש לנו אדם אחד בלבד ב"ארגון" הזה, עדיין יצטרך להיות לו מושג מסוים על ארגון וסוג כלשהו של לוח התארגנות.

אם יש לנו כמות כלשהי לטפל בה, עלינו להוסיף אנשים. אם נוסיף אותם ללא לוח התארגנות, נוסיף גם בלבול.

הארגון ללא לוח התארגנות יתמוטט עקב עומס יתר ועקב זרימות וזרמים שמצטלבים. כשיש קונפליקט בין הדברים האלה, נוצר בלבול.

בלבול הוא בסך הכל זרימת חלקיקים (אנשים, תקשורות או פריטים אחרים) שאין לה דפוס תנועה. החלקיקים מתנגשים, מנתרים ומתרחקים זה מזה ונשארים בתוך האיזור. לפיכך אין כל מוצר, מאחר שעל מנת שיהיה מוצר, משהו חייב לזרום החוצה.

אנחנו יכולים להבחין כעת בשני דברים. יש לנו כמה פריטים יציבים. אלה הם מיקומים או תפקידים (עבודות, עמדות בקבוצה או בארגון). ויש לנו פריטים זורמים. אלה הם דברים שעוברים שינוי.

אם כן, עמדות בארגון משנות חלקיקים זורמים.

חלקיקים זורמים ברצף.

דברים נכנסים לארגון, משתנים, זורמים החוצה מארגון.

ארגון עם פריט מסוג אחד בלבד (חרוזים אדומים) הוא פחות מסובך מארגון עם כמה סוגי פריטים.

לכל פעילות יש רצף של פעולות. צריכות להיות לה נקודות יציבות שלא זורמות כדי לטפל בדברים שכן זורמים.

אין צורך שיהיה טרמינל יציב שמבצע דבר אחד בלבד. אבל אם זה כך, אז גם לו יש רצף נכון של פעולות. (ב-"טרמינל" הכוונה לאדם ששולח, מקבל או מוסר תקשורת.)

כל זה נכון לגבי חדר מכונות או משרד של עורך-דין או כל ארגון שהוא.

בחדר מנועים, דלק זורם פנימה ומשתנה לתנועה שזורמת החוצה. מישהו מפעיל את המכונות. מישהו מתקן את המכונות. כל זה עשוי להתבצע על-ידי אדם אחד, אולם ברגע שהכמות עולה יש לתכנן את הפעולות, לסווג אותן ולרשום אותן על לוח התארגנות שהאנשים שם מכירים ושעל פיו הם נוהגים, שאם לא כן המקום לא יפעל היטב.

דבר זה נעשה על-ידי הפרדה של הפעלה ותיקון לשתי פעולות, יצירת שתי פעילויות על אותו לוח ההתארגנות.

המהנדס הראשי דואג שהזרימות ימשיכו ושהטרמינלים יבצעו את פעולותיהם.

במשרד של עורך-דין אנחנו מקבלים בתור זרימה פעולות אחרות.

הלוח שלעיל יהיה דפוס של זרימה, אולי עם אדם שונה (עם מיומנות שונה) בכל נקודה.

או שיכול להיות לנו לוח התארגנות שהוא מעין חסר תנועה.

אבל אם נעשה את זה, נצטרך להכניס את התנועה באופן אנכי כדי שזרימה תתרחש.

לוחות התארגנות אשר מראים טרמינלים בלבד, לא יזרמו בדרך כלל.

לוח התארגנות צבאי טיפוסי היה בעבר:

כשהם הגיעו למספר הרבה יותר גדול של אנשים הם היו זקוקים ללוח זרימה.

אם כן, אדם מארגן על-ידי:

1. סקירת סוגי החלקיקים.

2. מציאת השינויים הרצויים עבור כל אחד מהם על מנת ליצור מוצר.

3. קביעת תפקידים לטרמינלים שיבצעו את השינוי לאורך רצף השינויים.

הלוח חייב גם לכלול זיהוי של הסוגים בסעיף (1) שמנתב את הסוגים אל הטרמינלים שמשנים אותם ואל המשך ניתוב החוצה בתור מוצרים.

על מנת שלוח התארגנות יהיה מעשי, הוא חייב לדאוג כמו כן לרכישת החומרים, להוצאת המוצר החוצה ולקבלת תשלום על מחזור-הפעולה (הצעדים הנעשים מן ההתחלה ועד הסוף אשר כתוצאה מהם מתקבל המוצר) ועל הפיקוח עליו.

לעסק יש כל מיני פעולות.

הוא מהווה ביסודו של דבר אוסף של לוחות התארגנות קטנים, המשולבים על מנת לפעול יחדיו כלוח התארגנות גדול.

עקרונות היסוד שעליך לדעת על מנת לארגן דבר כלשהו, כלולים בחלק זה של הפרק.

כדי לתכנן איזושהי פעולה, אדם צריך להיות מסוגל להעלות בעיני רוחו את רצף הזרימות שלה ואת השינויים שמתרחשים בכל נקודה. אדם צריך להיות מסוגל לראות היכן חלקיק (נייר, גוף, כסף) נכנס, והיכן הוא יוצא.

אדם צריך להיות מסוגל לאתר כל נקודה שהחלקיק יעצור, ולתקן את אותו חלק של הזרימה או לטפל בו.

לוח התארגנות נכון הוא שילוב תמידי של זרימות, אשר אינן מתנגשות זו בזו, ואשר אכן נכנסות ואכן עוברות את השינוי הרצוי, ואשר אכן עוזבות כמוצר.