Att man får en överlägsen förståelse av logik och ett gott grepp om typerna av outpoints och pluspoints är livsviktigt för en undersökning. Med detta som grund, är de två allmänna steg som man måste vidta för att ”finna ut vad som egentligen händer”: 

1. Analysera data.

2. Använda de data som därmed analyserats för att analysera situationen.

Termen data definieras som fakta, diagram, uttalanden, beslut, handlingar, beskrivningar, som antas vara sanna. Situation definieras som den allmänna, generella scen där den aktuella datamängden existerar.

Tillvägagångssättet för att analysera data är att jämföra det med outpoints och se om någon av dem uppträder i dessa data.

Tillvägagångssättet för att analysera situationen är att i dess mindre områden sätta in vart och ett av de data som analyserats ovan.

Genom att göra detta får du platserna för största fel eller desorganisation, och också områden med största effektivitet. 

Exempel: Det är problem i serveringsavdelningen. Det finns 3 personer i avdelningen. Genom att göra en analys av data för hela området får vi ett antal ologiskheter. Dessa tilldelar vi sedan A, B och C vilka arbetar i avdelningen och finner att B hade de flesta ologiskheterna. Detta indikerar att bekymret i restaurangavdelningen beror på B. B kan hanteras på olika sätt såsom hans hatt, hans närvaro etc. Notera att vi analyserade data från huvudområdet och tilldelade dessa områdets delområden, och då hade vi en analyserad situation och kunde handla.

Exempel: Vi analyserar alla data vi har om bilfabriken Bingo. Vi tilldelar de data, således analyserade, som ute (outpoints) till varje funktion i bilfabriken Bingo. Följaktligen fastslår vi vilken funktion som är sämst. Vi hanterar sedan denna funktion på olika sätt, i princip genom att organisera den och få rutin hos cheferna och personalen. 

Det finns åtskilliga avvikelser. 

VI SKAFFAR OSS EN ANALYS AV SITUATIONEN GENOM ATT ANALYSERA ALLA DATA SOM VI HAR OCH TILLDELAR ALLA OUTPOINT-DATA TILL OMRÅDENA ELLER TILL BESTÅNDSDELARNA. OMRÅDET SOM HAR FLEST OUTPOINTS ÄR MÅLET FÖR KORRIGERING. 

När man konfronterar en omfattande situation som ska hanteras, har vi naturligtvis problemet med att ta reda på vad som är fel innan vi kan korrigera det. Detta görs genom analys av data, följt av analys av situation. 

Vi gör detta genom att rangordna alla data efter outpoints (ologiskheter). Vi har nu en lång lista med outpoints. Detta är dataanalysering. 

Vi sorterar de outpoints som vi nu har i skådeplatsens huvudområden. Majoriteten kommer att figurera i ett område. Detta är situationsanalys. 

Vi vet nu vilket område som ska hanteras. 

Exempel: Sjuttio data existerar i det allmänna scenariot. Vi finner att 21 av dessa data är irrationella (outpoints). Vi placerar dessa 21 outpoints i de områden de kom från eller hör till. Sexton kom från område G. Vi hanterar område G. 

Erfarenhet

Det anmärkningsvärda i en sådan här övning är att dataanalysen av data från en 1-dagarsperiod skall jämföras med 3 månaders driftserfarenhet.

Således ger data- och situationsanalys ett omedelbart resultat där erfarenhet spelar en stor roll. 

Man får en analys av situationen genom att analysera alla data man har och tilldela de data som är outpoints till respektive områden eller befattningar. Området med flest outpoints är målet för korrigering.

Kvalitén på dataanalysen beror på att man känner till den ideala organisationen och syftet på vilken aktiviteten baseras. Detta betyder att man måste veta hur dess aktiviteter är tänkt att vara, sett ur en rationell eller logisk synpunkt.

En klocka anses ska ticka på och visa tiden, samt vara av praktisk och tilltalande design. En klockfabrik anses tillverka klockor. Den är tänkt att producera nog med klockor tillräckligt billigt, som är tillräckligt bra för att vara efterfrågade, och för att kunna säljas till ett tillräckligt högt pris för att hålla stället solvent. Den konsumerar råmaterial, reparerar, och byter ut sina verktyg och utrustning. Den anställer arbetare och chefer. Den har servicefirmor och distributörer. Det är den här sortens saker man åsyftar med idealisk eller teoretisk struktur hos klockfabriken och dess organisation.  

De är de rationella punkterna.

Från samlingen av verkliga och dagsaktuella data för klockföretaget lokaliserar man ologiskheterna för en dataanalys.

Man tilldelar ologiskheterna till helheten såsom en situationsanalys.

Man använder sig av sitt kunnande inom administration och sakkunskap för att reparera den mest aberrerade underavdelningen.  

Man får en fungerande klockfabrik som är närmare idealet. 

Militära, politiska och PR-situationer etc., hanteras alla på samma sätt. 

Vi kallar dessa två åtgärder för: 

DATAANALYS 

SITUATIONSANALYS